退货政策的制定
退货管理不管采取何种形式，其前提都是尽可能避免退货。退货管理的作用是显而易见的。通过良好的退货政策，公司可以对退货成本和客户服务水平进行平衡，减少退货数量降低经营管理费用。
作为一个经营性企业不可能完全防止经销商或消费者退回他们所购买的产品，企业在对产品和经营方针进行设计之初就必须考虑到退货最小化的需要。预防的措施可以包括对产品质检，与零售商、经销商签订退货协议，以及增值的客户服务（如客户可以拨打免费电话或通过RAM流程申请维修、退换货）。企业制定一个好的退货政策一般会包含几方面的内容：退货价格、退货比率、退货合同协议、退货系统。
退货价格：退货有全额和部分退货之分。全额退货对经销商或零售商的退货是按照原先的批发价或者说约定的合同价格进行全额退款，而部分退货则是按照批发价的一定比例进行退货。部分退货政策使经销商或零售商的退货也具有了一定的成本。部分退货会产生退货损失，降低经销商、零售商经营盈利水平，促使他们提高其风险意识，努力加大销售力度以减少退货，从而也降低了企业、生产厂家退货政策的成本或经营成本。部分退货一般会以距离销售时间、销售淡旺季期间不同或者距离产品有效期到期时间的长短作出区分，通过对退货价格的调整，可以使生产销售企业与经销商、零售商的总体利益达到最优或更加合作更加和谐。
退货比率：作为生产、销售企业可以采取零退货的策略也可以采取一定比率退货政策。零退货除了少数企业使用外，应用场合比较少，即便是有高额利润诱惑，但仍会引起经销商的不满。多数企业会给经销商一个合适的退货比例，并予以退货处理必要的指导。但对于这个比例，某种程度上也会刺激部分退货的增加，在部分比例没达到情况下有时可能被滥用。为了减少退货，部分企业会采取比较严格的退货政策，但如果同行业都执行相对宽松的退货政策，那执行起来就会有困难，或者需要向经销商给出其他的优惠，比如更高的折扣或返点作为交换条件。生产、销售企业和他们的经销商门需要一起重新考虑退货政策的合理性以平衡由此产生的成本和收益，为共同的目标即增加销售、提高利润率而努力。合理的退货政策有利于平衡成本、提高客户服务水平、加强企业竞争优势。
退货合同协议：退货条款一般会包括在销售合同中，或者作为合同补充协议加以说明。退货过程中的权责归属不明确是运作中常见的问题，主要是由于合同管理的缺失引起的，合同涉及到生产销售企业、经销商、零售商，甚至第三方物流服务供应商等多方，任何一方对退货责任理解不一样，都可能导致退货的增加。例如：一家为连锁集团提供服务的第三方，由于生产销售企业和零售商质检对退货责任理解不一样，导致产品大量堆积在仓库而引起仓库营运困难。同时大量价值庞大的退货因为没人处理而只能原地等待，直到过期或彻底破坏，部分残损的货品还可能影响库区内环境卫生和仓库管理。退货在部分合同签订过程中常常被一笔带过，甚至是以一种口头承诺存在。但是作为加快企业资金周转，从分挖掘剩余价值的方式，以及合理限制客户退货比例的手段，详细而明确的条款必须在合同过程中加以体现，才能有效避免日后纠纷的产生。
退货系统：各行业性质不同，退货流程复杂程度也会有所不同。以食品行业为例一般流程是：1、经销商提出退货2、企业销售区域提请申请退货报告3、客户服务部门按照退货政策进行退货申请检查，如是否在退货比率限制内4、质量部门安排检测给出退货意见5、物流根据各部门意见安排相关的物流操作6、财务退货结算。在退货流程中有三方面内容需重点要关注，这三方面内容将直接关系到退货处理时间的效率以及处理的效果。1、检验控制。在检验退货时，物流部门有关人员需要负责把关、根据企业退货政策，仔细核对退货单上著名的退货原因、申请退货数量是否与实际相符，以确定退货的必要性，降低无谓的损失。企业应赋予相关人员一定的权力，并提供资源支持以保证一旦产生检验结果，相关程序可以得到有效执行与追踪。另外作为企业的管理者应该予以退货足够的认识，退货检验是一项常规工作应常抓不懈。尤其对于消费品的生产，因其产品线扩展和新品种开发速度比较快，管理者须及时将产品更新信息传递给退货检验人员，并定期对他们进行质量管理、退货政策等相关培训，激励他们积极主动发现新问题，减少企业资源的“隐性流失”。2、信息系统。退货过程种可能遇到的以外状况远多于正向销售物流活动中出现的频率，因此系统应该有足够的弹性，以方便将来的升级更新以及应付意外状况。3、退货再分配。退货再分配主要目的还是在于提高退货产品剩余价值的使用。主要的退货再分配形式有：如果只是外包装破损，更换外包装重新进入销售领域；如果产品外观出现轻微擦伤破损但不影响产品，打折重新进入销售领域；如果产品需要维修，维修后打折进入特定销售领域；如果出现严重损坏，如机电产品可能考虑拆卸部分能使用的零部件，而象食品一类产品则只能安排销残；食品一类退货，如果无破损，只是快到期，或者说在允许的退货期限产生的退货产品，还会采取捆绑促销或促销赠品的形式加以解决。部分企业在处理这类产品时，如果不超过退货数量比率限制，甚至会将该部分货品直接留在经销商那里，产品直接转换成促销品形式以减少更多的逆向物流费用。当然在这过程中，需要有销售人员对产品状态进行确认并按照正常的退货流程进行申请。在逆向物流方面，为降低相关成本，部分企业也会外包给第三方物流企业，通过他们的网络对产品进行回收，并做必要处理，如当地有仓库则更换包装会在当地加以完成；还有一旦确认产品销残，也可以集中由第三方仓库进行销残，避免部分退货产品因逆向物流困难原因留在经销商手中而又被重复利用。
